Cómo Dirigir una Reunión

Artículo: Cómo Dirigir una Reunión

Tomado de http://www.artofmanliness.com/2009/11/17/how-to-run-a-meeting/

Cómo Dirigir una Reunión

¿Alguna vez has estado en una reunión en la que estuvieras pensando que hubiera sido mucho más productivo haberte quedado trabajando solo en tu escritorio? Y ¿Cuánto del dinero de la compañía se está yendo por el desagüe mientras tus compañeros de trabajo subrepticiamente verifican sus Blackberries bajo la mesa? Y ¿Cómo hubieras deseado haber hecho lo mismo que tripulación del Enola Gay y haber llevado una cápsula de cianuro contigo?

 

Las personas odian las reuniones. Pero no las reuniones mismas que te inducen inherentemente a verlas como algo bastante desagradable, sino más bien la manera en las que son dirigidas. Sin un verdadero líder, las reuniones pueden llegar a ser improductivas e ineficientes, no sólo hacen perder tiempo y dinero, sino que socavan la moral en la oficina. Pero no tienen que ser de esta manera.

 

Un hombre que sabe guiar, sabe cómo dirigir una sesión que comience a tiempo, que termine a tiempo, y en la que se terminen los pendientes. Aquí te explicamos cómo.

 

Define si la reunión es absolutamente necesaria. Antes de pensar en programar una reunión, averigua si realmente y verdaderamente es necesaria. Debes convocar a una reunión sólo si:

 

·       La información que se discute no se podría divulgar mediante el teléfono o el correo electrónico. Las reuniones nunca deben ser convocadas cuando sólo se necesita el intercambio de información de una sola vía.

·       Hay beneficios claros de tener a todos reunidos en una sola habitación.

Define una agenda. Esto es crucial para una reunión productiva. Sin una agenda clara y preestablecida, una reunión se desviará del tema y se prolongará interminablemente. Y luego cuando hayas terminado y todo el mundo se haya marchado, de repente recordarás un punto importante que olvidaste mencionar, lo que te obligará a programar otra reunión.

 

Escribe una agenda para la reunión con una lista específica de los temas que serán discutidos y su orden. Envíales una copia por correo electrónico a todos los convocados uno o dos días antes de la reunión para darles una idea de lo que pueden esperar, y algo de tiempo para comenzar a pensar sobre los temas y sobre lo que les gustaría contribuir. Las personas también pueden hacer adiciones y objeciones a la orden del día antes de la reunión en lugar de hacerlas en medio de la reunión. Deja claro en tu mensaje que, si algo no está en la agenda, no se discutirá en la reunión. Pega la agenda en el cuerpo del correo electrónico. La gente no abre archivos adjuntos.

 

Asegúrate de que las personas clave estén presentes. Si convocas a una reunión cuando sabes que las personas clave no podrán asistir, te la pasarás hablando sobre ellos durante la reunión y dirás, "Bueno, tendremos que esperar a ver lo que dice Miguel antes de que podamos empezar con toda seguridad." Las decisiones se aplazarán, serán necesarias más sesiones, y perderás tiempo en un futuro brindándole a los ausentes la información actualizada. Organiza una reunión cuando sepas que las personas clave pueden estar presentes.

 

Habla de una a una con las personas para resolver asuntos antes de la reunión. Incluso si has dejado claro que solamente se podrán discutir los temas de la agenda durante la reunión, siempre hay gente que intenta romper esa regla y exponer su tema favorito. Estas personas pueden desviar la reunión. Si sabes que alguien tiene un asunto que realmente no afecta al grupo, habla con él de uno a uno antes de la reunión para solucionar el asunto de manera anticipada y evitar que surja alguna interrupción durante la reunión.

 

Lleva panecillos o donas. La única cosa que hace un poco más apetecible una reunión es algo para el paladar. Lleva algo que las personas puedan saborear.

 

Acomoda las sillas en forma de U. Hay 3 formas diferentes de acomodar una sala de reunión: en forma de U, en forma de círculo o al estilo de una conferencia. El estilo de conferencia, con todos sentados uno al lado del otro y mirando hacia el frente, le da al líder un control completo, pero no permite ningún tipo de colaboración. La forma de círculo conduce a un sentimiento de igualdad y bastante colaboración de ideas por parte del grupo, pero sin un líder claro, el debate puede convertirse fácilmente en un montón de cosas sin sentido. La forma de U es el mejor arreglo; le da a la gente una oportunidad de compartir y colaborar, pero la persona en la parte superior de la U es reconocida como el líder y puede mantener las cosas en orden.

 

El estío circular súper democrático ha estado en boga durante un rato, y hace que todos se sientan importantes, pero también es la razón por la cual las reuniones se salen de su curso y se vuelven totalmente improductivas. La verdad es que no todo el mundo tiene algo importante que decir, y es crucial que un líder mantenga centradas las cosas en aquello que realmente importa.

 

Comienza a tiempo. Y no recapitules para aquellos que llegaron tarde. Ello legitima la impuntualidad y es una falta de respeto para aquellos que hicieron un esfuerzo por llegar a tiempo.

 

Comienza con los avances que se han logrado desde la última reunión. "La última vez hablamos de x y así es cómo se ha implementado." Si no quieres que la gente sienta que las reuniones son inútiles, tienes que ofrecer alguna prueba de que no lo son.

 

Llega al meollo del asunto. Recuerda, las reuniones no son para el intercambio de información de una sola vía. Si hay información previa, la gente necesita conocerla con el fin de acoplar los asuntos a tratar, haz circular esa información en un folleto o en un correo electrónico antes de la reunión para que todo el mundo vaya a buen ritmo y puedas ir al grano. En la reunión, describe brevemente la cuestión o el problema y pasa rápidamente hacia una solución o hacia un curso de acción.

 

Si las personas no se han preparado para la reunión leyendo la información previa o de otro tipo, en seguida, despide la reunión. Continuar será simplemente una pérdida de tiempo. Esto requiere algo de valor, pero las personas vendrán preparadas la próxima vez.

 

Llega a una solución concreta. Muchas veces durante una reunión cuando las personas son incapaces de llegar a un consenso, el asunto a tratar se pospone en ese momento, lo que significa naturalmente que, inevitablemente, habrá otra reunión en el futuro para tratar el asunto nuevamente. Por lo tanto, en la medida de lo posible, de preferencia evita esas reuniones futuras llegando a una solución concreta y a acciones específicas que las personas puedan llevar a cabo. Aquí es donde tu cualidad de líder es probada, ¿Puedes romper el estancamiento con éxito, alcanzar un compromiso y llegar a una solución?

 

Controla la discusión. Quizás el trabajo más importante de un líder es mantener la discusión productiva y centrada. Existen varias formas hacer esto:

 

·       Obtén retroalimentación de todos. Contar con un líder lúcido en una reunión no ahoga la retroalimentación y la colaboración, más bien las asegura. Sin un líder, los habladores obstinados, que no necesariamente tienen las mejores ideas, dominarán el debate, mientras que los más reticentes no podrán decir una palabra. Haz hablar a las personas calladas haciéndoles preguntas como, "Jane, has tenido mucha experiencia con esta empresa, ¿Cuál es tu opinión sobre su propuesta?" Por supuesto, algunas personas son tranquilas porque no tienen nada perspicaz que ofrecer. Un buen líder sabe quién es quién.

·       Haz buenas preguntas. A veces la gente no puede dar con la solución adecuada simplemente porque el líder no está haciendo las preguntas adecuadas. Haz preguntas que realmente hagan pensar a la gente y les hagan mirar algo desde otro ángulo.

·       Corta las interrupciones. Es quizás la parte más difícil del trabajo, pero un líder debe cortar de forma discreta a las personas que se salen del tema, ya sea a quienes continúan hablando sin parar o a quienes simplemente se salen del tema. Espera a que el hablador se detenga para tomar un respiro y dile algo como:

o   "Ese podría ser un buen tema para discutir en otro momento, pero volvamos a hablar de X".

o   "Por qué no discutimos eso tu y yo después de la reunión".

o   "Buen punto, pero necesitamos volver al programa".

o   "Vamos a posponer eso por ahora, pero lo podemos agregar en la siguiente agenda."

o   "Le he dado la señal a Tom para que te lanzara inconscientemente un dardo tranquilizante al cuello".

No deseas parecer un idiota al interrumpir a los demás, pero es mejor errar por tener una mano firme. Mientras el hablador puede sentirse un poco castigado, todos los demás en la reunión va a aplaudirte interiormente.

 

Resume la reunión. Al final de la sesión, marca rápidamente en una lista todo lo que has logrado y lo que has determinado hacer. Delega tareas y asegúrate de que a todo el mundo le quede absolutamente claro cuáles son sus responsabilidades individuales. No preguntes por "otros asuntos". Estarías abriendo una lata de gusanos. Recuerda, si no está en la agenda, no se discutirá.

 

Termina a tiempo. Si deseas que cambie la actitud de la gente hacia las reuniones, entonces tienen que saber que pueden confiar en comenzar y terminar en el tiempo especificado. Tu tarea como líder es establecer el ritmo y mantener las cosas en movimiento para lograr tus objetivos dentro del tiempo establecido.

 

Realiza un seguimiento y asegúrate de que las cosas se hagan. Esto es tan importante como la propia reunión. Recuerda que, al inicio de la próxima sesión, vas a tener que resumir los logros que se han alcanzado desde la última reunión. Es mejor que tengas algo que decir.

 

Por supuesto, si no eres el líder, no hay mucho que puedas hacer para frenar la falta de sentido de una reunión. Pero las reuniones son un gran lugar para demostrar tu potencial de liderazgo. Llegado el momento, debes estar preparado con buenas ideas, y posiblemente pronto serás la persona que se pare en la parte superior de la U.

 

¿Cuáles son algunos de tus consejos sobre lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer al dirigir una reunión eficaz y productiva? ¡Compártelos con nosotros en los comentarios!